Trong quá quá trình làm ghi sổ kế toán không tránh khỏi những sai sót, hầu hết các bạn điều lo lắng không biết cách xử lý như thế nào đúng quy định của sữa chữa sổ.

Xem thêm: Quý doanh nghiệp có nhu cầu cần tư vấn : Dich vu ke toan tron goi tphcm vui lòng liên hệ tại đây.

Khi phát hiện những sai sót này, dù ở thời điểm nào, thời kỳ nào kế toán cần phải áp dụng các Phương pháp sửa chữa sổ kế toán tương xứng với tình huống sai sót theo những nguyên tắc thống nhất qui định và phải đảm bảo không được tẩy xoá làm mờ, mất, hoặc làm không rõ ràng số cần sửa.  Theo trên quy định cho phép được sửa chữa chỉ có điều sửa như thế nào cho đúng cũng có khá nhiều kế toán còn đang lo lắng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn.

1. Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. cách thức này áp dụng cho các trường hợp:

– Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

– Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

2.Cách thức ghi số âm ( cách thức ghi đỏ)

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: khắc ghi bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Cách thức này áp dụng cho các trường hợp:

Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng Phương pháp cải chính

Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan cóthẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương thức phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chế độ kế toán, ước tính kế toán và các sai sót

Sai sót trong những số đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng Phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải khởi tạo một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký chứng thực.

Ví dụ:

+ Trường hợp ghi số tiền lớn hơn:
Ví dụ: DN mua hang hóa nhập kho bằng tiền mặt: 96.000đ
Kế toán ghi sai:
Nợ TK 1561: 99.000đ
Có TK 1111: 99.000đ
Bút toán sửa sai:
Nợ TK 1561: (3.000đ)
Có TK 1111: (3.000đ)

+ Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ hai lần:
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi:
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1111: 96.000đ
tiếp nối kế toán lại ghi trùng lần nữa:
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1111: 96.000đ

Kế toán sửa sai bằng cách xóa đi một bút toán:
Nợ TK 1561: (96.000đ)
Có TK 1111: (96.000đ)

+ Trường hợp định khoản sai:
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi
Nợ TK 1561: 96.000đ
Có TK 1121: 96.000
Kế toán sửa như sau:
Nợ TK 1561: (96.000đ)
Có 1121: (96.000đ)
Và Ghi lại bút toán đúng:
Nợ TK 1561: 96.000
Có TK 1111: 96.000đ

3. Phương pháp ghi bổ sung :

Cách thức này áp dụng cho trường hợp  ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo Phương pháp này phải tạo “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu  so với chứng từ.

a. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có  sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ của năm đó.

b. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có  sai sót trước khi lập báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền  thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

c. Các trường hợp có sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo ” phương thức ghi sổ âm” hoặc ” cách thức ghi bổ sung ”

d. Trường hợp đơn vị kế toán phải áp dụng hồi tố do thay đổi cơ chế kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các thời gian trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 ” Thay đổi chế độ kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của tài khoản có liên quan.