Làm sao để tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm hiệu quả

Khi Coke ra mắt một loại sản phẩm mới của soda, hoặc khi hãng Sony công bốversion mới nhất của laptop hay tập đoàn Apple giới thiệuversion iwatch và các sản phẩm của mình… Họ không chỉ bày bán sản phẩm đến những siêu thị điện máy tại nhiều nơi trên thế giới. Mà họ sẽ tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm hoành tráng tới những khách hàng của họ mong muốn và đó là một cách hiệu quả nhất giới thiệusản phẩm tới mọi người. Còn doanh nghiệp của bạn dùng phương pháp nào và phương pháp đó đã thực sự hiệu quả chưa?
Xây dựng một sản phẩm mới có thể là một nhiệm vụ rất không dễ dàng gì. Trên thực tế việc đưa ra sản phẩm mới để lôi cuốn được khách hàng tới sản phẩm đó lại còn khó khăn hơn gấp nhiều lần. Các sản phẩm mới có thể kiếm được đến một nửa lợi nhuận của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh và sản xuất. Rất có thể là công ty của bạncũng giới thiệumột sản phẩm mới không giống như các sản phẩm của tập đoàn Coke, Sony hay tập đoàn Apple. Nhưng điều đó không hẳn là bạn không thể xa rời việc tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm của công ty bạn. Sau đây là một số góp ý giúp tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm thành công.

Thời gian tổ chức sự kiện là điều kiện cần quan tâm
Thời gian tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm là tất cả sự khác biệt giữa thành và bại. Việc này thực sự cần nếu sản phẩm của doanh nghiệp bạn có một số lượng khách hàng đa dạng trên toàn cầu. Cần phải sử dụng được thời gian hiệu quả và không hiệu quả trong năm để ra mắt sản phẩm của bạn ra thị trường. Cho nên hãy chọn ngày nghỉ và thời điểm thích hợp để tungsản phẩm của bạn ra thị trường.

Hãy lưu ý, bạn phải chắc chắn rằng khi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm của bạn không chứa một lỗi nào dù chỉ là nhỏ nhất, nếu sản phẩm của công ty bạn chưa sẵn sàng thì cho dù việc tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm của bạn có hay có hoành tráng tới đâu thì cũng sẽ xôi hỏng bỏng không trong mắt khách mời. Điển hình là sự kiện BKAV ra mắt điện thoại Bphone chỉ mới đây chỉ với một điều rất nhỏ là bức ảnh không phải do chiếc điện thoại Bphone chụp mà vẫn được BKAV sử dụng làm ảnh đối chứng. Ngay sau đó đã phải sự không hài lòng của công chúng về chiếc điện thoại đầu tiên của Việt Nam. Hãy nhớ rằng, Những đối thủ cạnh tranh trên thị trường sẽ nắm bắt mọi cơ hội có thể để tận dụng sai lầm của bạn.
Phân loại làm tổ chức sự kiện hiệu quả hơn
Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm của bạn không chỉ đơn giản là có được tiếp xúc và có càng nhiều người tìm hiểu về các sản phẩm của bạn càng tốt. Mà chỉ nên tiếp xúc khách hàng cụ thể mà chọn một người nào đó sẵn sàng mua sản phẩm của bạn. Quyết định về một mục tiêu cụ thể cho sự kiện của bạn. Bạn muốn bán hàng, phân phối sản phẩm, nâng cao nhận thức của người tiêu dùng, bảo hiểm phương tiện truyền thông, hoặc để tiếp cận với những người có ảnh hưởng ngành công nghiệp trọng điểm? Biết sản phẩm bạn bạn là gì sẽ giúp bạn tập trung vào những loại sự kiện bạn nên phải tổ chức và việc này các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ tư vấn cho bạn.

Có ba loại sự kiện chính đó là:

Sự kiện thương mại – Bạn có thể mời người có ảnh hưởng đến ngành nghề và sản phẩm của bạn và  là người có địa vị và quan trọng như các nhà phân tích hoặc các biên tập viên của các ấn phẩm thương mại. Đây cũng có thể là một loạt các sự kiện ở nhiều địa điểm, hoặc trong một khoảng thời gian.
Tổ chức sự kiện phương tiện truyền thông – Giáo dục: thành viên chủ chốt của các phương tiện truyền thông (các phóng viên và biên tập viên) đã được mời đến xem xét các sản phẩm. Điều này có thể tổ chức sự kiện dưới hình thức một cuộc họp báo.
Tổ chức sự kiện của người tiêu dùng – Cho phép bạn để giới thiệu sản phẩm cho người tiêu dùng mới và cũ. Điều này không phải là một sự kiện chính thức. Ví dụ, nếu bạn đang tung ra một loại đồ uống, bạn có thể thiết lập một gian hàng tại một sự kiện thể thao hoặc một tụ điểm tập trung nhiều nhà hàng và quán xá.
Nếu là một sự kiện quan trọng thì bạn đừng cố gắng để tổ chức một sự kiện hướng tới cho nhiều khách hàng. Điều này sẽ làm bạn tiếp cận được với khách hàng tiềm năng nhất và hơn nữa sẽ giúp giảm chi phí khi tổ chức sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện là cực kỳ quan trọng
Có câu thành ngữ về ba điều tốt nhất trong bất động sản là : “Vị trí, vị trí và vị trí”. Điều này tương tự cũng áp dụng cho việc tổ chức sự kiện của bạn. Bạn muốn càng nhiều của khách hàng quan tâm của bạn để có thể đạt được điều đó dễ dàng khi có địa điểm tốt khi tổ chức sự kiện. Để hiệu quả hơn bạn cũng nên cố gắng lựa chọn một địa điểm mà bằng cách nào đó gián tiếp làm sự kiện của bạn thành công hơn.
Hãy tính toán cẩn trọng về địa điểm tổ chức sự kiện.Vị trí đó nói rất nhiều về công ty của bạn. Nếu thị trường sản phẩm của doanh nghiệp bạn không hẳn là cao cấp, không sử dụng một địa điểm cao cấp. Địa điểm của bạn cũng sẽ phụ thuộc vào độ lớn của công ty bạn là gì, sản phẩm bạn đang tung ra là gì và bao nhiêu tiền cho công ty của bạn sẵn sàng đầu tư vào việc tổ chức sự  kiện ra mắt cho sản phẩm của công ty bạn.
Bạn cũng có thể thử tổ chức sự kiện của bạn tại một hội chợ thương mại. Điều này có thể làm sự kiện giới thiệu sản phẩm của bạn hợp lý hơn, bởi vì tất cả những người mà công ty bạn muốn công bốsản phẩm của công ty bạn đến được đã có được ở đó. Hạn chế là có thể có rất nhiều cạnh tranh từ các công ty khác có cùng sản phẩm. Và nếu bước chuẩn bị và tổ chức sự kiện của công ty bạn kém hơn đối thủ thì coi như là không thành công. Với việc chuẩn bị kế hoạch với sự giúp đỡ của một công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có thể sắp xếp một cuộc triển lãm thương mại vô cùng thành công.
Kinh nghiệm của công ty tổ chức sự kiện là điều không thể thiếu
Phần phức tạp nhất về việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm của bạnkhông chỉ là quyết định mời khách nào hoặc tổ chức sự kiện ở đâu. Mà đó là làm thế nào để tạo ra một cái gì đó mà sẽ được ghi nhớ với khách mời, một cái gì đó mà họ sẽ cảm nhận được giá trị mà khách mời phải thốt lên “ thật là may mắn vì mình đã có mặt tại một sự kiện như thế này”. Nó không phải những điều họ nói về bạn. Nó đem lại cho khách mời một cái gì đó của giá trị đó tạo ra tiếng vang với họ khi được tham dự sự kiện của bạn.
Nếu sự kiện của bạn được nhắm mục tiêu tới các phương tiện truyền thông, hãy chắc chắn rằng bạn đang đem tớ cho họ những thông tin mà họ có thể dùng để làm công việc của họ một cách hiệu quả. Chia sẻ cho khách mời một cái nhìn thật đầy đủ về các sản phẩm của bạn. Nếu sự kiện của bạn hướng đến người tiêu dùng, ngoài việc cho họ trải nghiệm sản phẩm của bạn, hãy xem xét giảm giá các sản phẩm cho khách mời mua tại sự kiện. Với rất nhiều đối thủ cạnh tranh cũng như bạn đang dùng mọi phương pháp để lấy được sự chú ý của người tiêu dùng về sản phẩm của mình. Nên bạn cần phải làm tất cả những gì có thể để làm cho sản phẩm của công ty bạn nổi bật. Người tiêu dùng được tiếp cận với hàng trăm nếu không phải hàng ngàn thông điệp sản phẩm từ các đối thủ của công ty bạn hàng ngày. Bạn thực sự cần phải làm cho sản phẩm của bạn xuất hiện thật ấn tượng trong mắt cũng như suy nghĩ của khách mời của doanh nghiệp bạn.
Sử dụng kênh để quảng bá cho sản phẩm

Tùy thuộc vào từng khách hàng mà doanh nghiệp bạn muốn hướng tới mà chúng ta có thể lựa chọn cách thức tiếp cận khác nhau để cung cấp thông tin đến tất cả các khách hàng của công ty bạn có chứa thông tin về các sản phẩm mới. Bạn có thể sử dụng một số kênh như báo chí, truyền hình, internet… của công ty bạn. Việc chọn kênh nào là thích hợp phụ thuộc vào khách hàng mà doanh nghiệp bạn đang nhắm mục tiêu.
Cách thức phục vụ sẽ giúp sự kiện thành công hơn
Đảm bảo có chỗ ngồi rộng rãi cho tất cả các khách hàng của doanh nghiệp bạn. Tạo cho khách mời một cảm giác thoải mái và dễ chịu nhất có thể để họ có một trải nghiệm thú vị. Cung cấp cho họ với thức uống hoặc thậm chí phục vụ cocktail hay buffet cho sự kiện này, tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện cũng như từng đối tượng khách mời.
Sau khi tổ chức sự kiện theo dõi luồng thông tin đa chiều của khách hàng về sản phẩm.
Trong những ngày sau sự kiện của bạn, điều này rất quan trọng giúp giữ đà đi cho sản phẩm mới của công ty bạn. Theo dõi khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp bạn và chăm sóc họ khi thấy sự quan tâm của họ với sản phẩm của bạn. Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm của bạn nên thực sự chỉ là một phần của quá trình ra mắt sản phẩm của bạn.